Série Especial: 12 Semanas para a Conformidade Trabalhista da sua PME

Por Cesar de Andrade Filho – Advogado, especialista em Direito do Trabalho, com atuação na advocacia trabalhista empresarial, pós-graduando em Jurimetria – Ciência de dados aplicada ao Direito

Estimado leitor,

Iniciamos hoje uma jornada técnica voltada para você, pequeno e médio empresário. Ao longo das próximas 12 semanas, nossa coluna apresentará um roteiro de gestão preventiva, focado em alinhar os processos da sua empresa às exigências da legislação trabalhista e à interpretação atual dos tribunais.

Nosso cronograma está estruturado em 5 módulos estratégicos:

1. Gestão de Jornada e Documentação: Prevenção de passivos básicos.
2. Modernização e Formas de Contratação: PJ, Teletrabalho e Intermitente sob a ótica legal.
3. Remuneração e Benefícios: Gestão eficiente de verbas e encargos.
4. Prevenção, Saúde e Disciplina: O papel do gestor na redução de litígios.
5. Encerramento do Ciclo: Procedimentos seguros para o desligamento.

Seja bem-vindo a este guia de boas práticas. Iniciamos com um tema fundamental: a documentação na admissão.

Semana 1 – Gestão Admissional: A importância do registro correto para prevenir riscos

Análise de Caso: O impacto do registro tardio e o ônus da prova

No cotidiano de uma Pequena ou Média Empresa (PME), a formalização imediata da admissão é, muitas vezes, preterida por questões operacionais. No entanto, a jurisprudência demonstra que falhas no registro de entrada são um dos principais pontos de vulnerabilidade em reclamações trabalhistas.

Recentemente, a 6ª Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região (TRT-2), no processo 1000659-13.2025.5.02.0332, reconheceu o vínculo empregatício de um trabalhador sem registro formal, fundamentando a decisão na ausência de provas robustas por parte da empresa.

O Caso Real

O reclamante alegou ter prestado serviços com habitualidade e subordinação sem a devida anotação em sua Carteira de Trabalho (CTPS). Durante a instrução processual, a defesa não logrou êxito em demonstrar a natureza autônoma ou eventual do trabalho. Além disso, a preposta da empresa utilizou termos evasivos em seu depoimento, o que levou o tribunal a aplicar a presunção de veracidade aos fatos alegados pelo trabalhador.

Padrão Jurisprudencial

O entendimento consolidado nos tribunais é de que, admitida a prestação de serviço, inverte-se o ônus da prova: cabe ao empregador demonstrar que a relação não era de emprego. Sem a documentação formalizada no eSocial desde o primeiro dia, essa prova torna-se juridicamente frágil.

“A contestação que nega a relação de emprego (…) sem contrapor o fato subjacente da prestação de serviços nem oferecer narrativa fática alternativa, não satisfaz o dever de impugnação específica (…) fazendo incidir sobre o núcleo fático central a presunção de veracidade.”

Implicações Práticas para Empregadores

Principais Riscos Identificados:

1. Multas Administrativas: O Art. 47 da CLT estabelece multas para a falta de registro. Para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), o valor é de R$ 800,00 por empregado, podendo atingir R$ 3.000,00 nas demais organizações.
2. Configuração de Rescisão Indireta: A falta de registro e a ausência de depósitos de FGTS são consideradas descumprimentos graves das obrigações contratuais, permitindo ao empregado a ruptura do vínculo com direito a todas as verbas rescisórias de uma dispensa imotivada
3. Fragilidade no eSocial: O sistema exige o envio de informações em prazos rígidos, e a alimentação tardia sinaliza irregularidade aos órgãos de fiscalização.

Checklist de Gestão e Prevenção

Para assegurar a conformidade desde a contratação:

1. Registro Preliminar no eSocial: Realize o envio do evento S-2190 até o dia útil anterior ao início das atividades do colaborador.
2. Saúde Ocupacional: Verifique a aptidão do candidato por meio do Exame Médico Admissional (ASO) antes da admissão formal.
3. Contrato de Trabalho: Formalize por escrito as condições pactuadas, especialmente em contratos de experiência ou regimes especiais.
4. Organização de Prontuários: Mantenha cópia de toda a documentação comprobatória da entrega e devolução de documentos, inclusive em formato digital.
5. Alinhamento da Defesa: Garanta que os prepostos da empresa estejam devidamente informados sobre os fatos e registros, evitando depoimentos que possam levar à confissão ficta.

Conclusão

A regularidade na admissão é o primeiro passo para uma gestão de recursos humanos eficiente e segura. O cumprimento rigoroso dos prazos do eSocial e a correta anotação da CTPS digital são os melhores mecanismos para prevenir passivos e garantir a sustentabilidade jurídica da PME.

Fontes Consultadas:

TRT-2, RORSum 1000659-13.2025.5.02.0332

TRT-2, RORSum 1001223-68.2025.5.02.0048

CLT, Art. 47 e 818